Documents d'atelier et signature

Garage+ produit les documents d’atelier d’un dossier : le bon de réception (R- suivi du numéro du dossier), l’estimation de réparation (non numérotée), l’ordre de réparation (OR-) et le bon de restitution (RS-). Ils se remplissent depuis la fiche de l’intervention.

Bon de réception

Le bon de réception décrit l’état du véhicule à son arrivée. Un dossier en a un seul : l’enregistrer de nouveau le modifie. Il se remplit tant que le dossier est ouvert (réception, devis, planifiée, en cours, en attente), y compris sur un dossier né devis, quand le véhicule arrive après coup ; un dossier terminé, facturé ou annulé ne le modifie plus.

Il contient :

la date de réception ;
le kilométrage et les heures moteur : c’est le relevé du dossier, le même que celui de la fiche (le modifier dans le bon le modifie sur la fiche) ;
les niveaux de carburant et de batterie (0, 25, 50, 75 ou 100 %) ;
l’état constaté et les observations visuelles (2 000 caractères chacun) ;
le schéma des dommages : 50 marques au plus, rayure (X), enfoncement (O) ou casse (V), posées sur quatre vues du véhicule ;
les objets laissés dans le véhicule et le crochet des clés ;
la date de restitution souhaitée ;
l’intention du client : devis avant travaux, travaux sans devis, ou accord jusqu’à un plafond (le montant est alors exigé ; il s’efface si l’intention change).

Le client et le véhicule ne se ressaisissent pas : le bon reprend ceux du dossier.

Une fois le bon signé, il ne se modifie plus : il faut le remplacer par une nouvelle version, à signer de nouveau.

Remplir le bon de réception pas à pas

Ouvrez la feuille. Après Ouvrir la réception (bouton Nouveau, document « Réception »), la fiche du dossier s’ouvre directement sur la feuille Bon de réception. Ensuite, à l’étape réception, c’est le bouton principal de la barre d’actions (Bon de réception) tant que le bon n’est pas signé ; aux autres étapes, il est dans ⋯.
Vérifiez le client et le véhicule. La feuille les rappelle en lecture, avec la demande du client (objet, symptômes, travaux demandés) ; ils se modifient sur leurs fiches et dans « Demande et travaux ».
Relevez l’état du véhicule : date et heure de réception, kilométrage, heures moteur, niveaux de carburant et de batterie (« Non relevé » par défaut), observations et état visuel.
Posez les dommages sur le schéma. Choisissez le symbole (Rayure X, Enfoncement O, Casse V), puis touchez la vue (côté gauche, avant, arrière, côté droit) à l’endroit du dommage ; toucher une marque la retire. Au clavier, ou pour plus de précision, choisissez la vue et la zone (grille de trois sur trois : « en haut à gauche »…) puis Ajouter la marque ; chaque marque est listée en toutes lettres avec Retirer. Les motos ont leur silhouette ; pour les voitures et les utilitaires, les cadres sont vides pour l’instant.
Prenez les photos avec Prendre une photo : elles rejoignent les documents du dossier (catégorie Photo), et le bon en cite le nombre.
Notez les clés et accessoires, le crochet, la restitution souhaitée et l’intention du client (avec le plafond, pour un accord jusqu’à un plafond).
Enregistrez, puis Faire signer : la feuille se ferme et le dialogue de signature s’ouvre (voir plus bas). Imprimer produit le PDF du bon enregistré.

Une fois signé, la feuille s’affiche en lecture ; Modifier remplace le bon signé pour le rouvrir à la saisie.

Bon de restitution

Le bon de restitution accompagne la remise du véhicule. Il se crée sur un dossier terminé ou facturé, un seul par dossier. À sa création, Garage+ propose :

l’intervenant qui remet le véhicule : le responsable du dossier, s’il est actif ;
la personne à qui le véhicule est remis : le déposant du dossier (un autre contact du client peut être choisi, jamais le contact d’un autre client) ;
les contrôles avant remise et la déclaration de conformité des réglages du garage, dans la langue du client (à défaut de réglage, quatre contrôles et une déclaration fournis par Garage+).

Vous cochez ensuite les contrôles faits, ajustez la déclaration et notez les remarques du client, le niveau de carburant, le kilométrage et les heures moteur de sortie. Le kilométrage de sortie est un relevé distinct de celui de la réception : l’historique du véhicule garde les deux. Une fois saisi, il se corrige mais ne s’efface pas.

Si aucune personne n’est choisie, le bon imprimé laisse le cadre « Véhicule remis à » vide, à compléter à la main. Une déclaration de conformité vidée reste vide : le texte du garage n’est proposé qu’à la création du bon. Choisir la personne à qui le véhicule est remis demande la lecture des clients.

Un dossier rouvert fige son bon de restitution ; un bon signé ne se modifie plus.

Restituer le véhicule pas à pas

Ouvrez la feuille. Une fois le dossier terminé (ou facturé), le bouton principal de la barre d’actions est Bon de restitution tant que le dossier n’est pas restitué (Facturer reste à côté). À la première ouverture, Garage+ crée le bon avec les contrôles et la déclaration des réglages.
Renseignez la remise : date et heure, Remis par (l’intervenant), Véhicule remis à (un contact du client ; « À compléter à la main » laisse le cadre vide sur le PDF).
Relevez la sortie : kilométrage, heures moteur et carburant ; la feuille rappelle les valeurs de la réception (« À la réception : 18 420 km, carburant 50 % »).
Cochez les contrôles avant remise, ajustez la déclaration de conformité si besoin et notez les remarques du client. La feuille liste les documents en relation : bon de réception, versions du devis, estimations signées, ordre de réparation, facture.
Signer et clore le dossier enregistre le bon et ouvre le dialogue de signature : l’intervenant signe d’abord (il est proposé), puis le client, sur la tablette ou par Envoyer un lien de signature. Une fois les deux signatures recueillies, le dossier est marqué Restitué : badge dans l’en-tête de la fiche, étape Restitution de la frise, et dans la liste Atelier.

Le bon de restitution ne montre ni reste à payer ni règlement : Garage+ ne suit pas les paiements.

Imprimer un document

Chaque document s’imprime en PDF depuis la fiche, à partir des données du moment : rien n’est rangé dans les documents du dossier, et une nouvelle impression reprend les dernières modifications. Ces exemplaires portent en pied de page la mention « Exemplaire non signé ». Seuls les documents signés sont conservés.

Document	Disponible	Contenu
Bon de réception (`R-`)	dossier ouvert, bon enregistré	client, déposant, véhicule, kilométrage, niveaux, observations, schéma des dommages (quatre vues, marques X, O, V), nombre et jours des photos, objets laissés, crochet, intention du client, conditions de réception, case de signature
Estimation de réparation	dossier ouvert	« Non numérotée, sans valeur de devis » ; lignes en prix TTC, totaux, notes, réserve de démontage, conditions, coordonnées bancaires si elles sont renseignées, case « bon pour accord »
Ordre de réparation (`OR-`)	de planifiée à terminée	travaux demandés, début et fin planifiés, lignes et totaux, carburant et état constatés à la réception, conditions de l’OR, case « bon pour accord » ; papillon des clés en bas si le réglage est actif
Papillon des clés	de planifiée à terminée	voir ci-dessous
Bon de restitution (`RS-`)	terminée ou facturée, bon créé	documents en relation (OR, facture), personne à qui le véhicule est remis, intervenant, kilométrages de réception et de sortie, contrôles cochés, déclaration, remarques, cases de signature de l’intervenant et du client

Les PDF sont dans la langue du client. Aucun document d’atelier n’indique de reste à payer : Garage+ ne suit pas les paiements.

Imprimer demande la lecture des interventions et des clients (le PDF porte le nom et les coordonnées du client).

Papillon des clés

Le papillon des clés s’accroche au trousseau. Il porte l’immatriculation, la marque, le modèle et la couleur, la civilité et le nom du client, le numéro OR-, la date, le crochet et un QR code. Le QR code contient seulement l’adresse de la fiche du dossier dans Garage+ : le scanner avec l’appareil photo d’une tablette ouvre la fiche après connexion. Un trousseau perdu ne donne donc accès à rien.

Le papillon s’imprime seul, ou en bas de l’ordre de réparation si le réglage du garage le prévoit.

Faire signer un document

Le bon de réception, l’estimation, le devis, l’ordre de réparation et le bon de restitution se signent au doigt sur la tablette. Ouvrez Faire signer dans la barre d’actions de la fiche (ou sur la version du devis, dans la section Devis) et choisissez le document. Le dialogue occupe tout l’écran d’une tablette ou d’un téléphone : le document en haut, puis, pour chaque signataire, son nom (proposé : le déposant, ou l’intervenant du dossier), un cadre où signer au doigt, au stylet ou à la souris (Effacer la signature recommence) et Signer ici. Le cadre se signe aussi au clavier : les flèches déplacent le stylo (avec Maj, plus vite), Espace le pose puis le lève. Une signature vide est refusée. Plus tard ferme le dialogue : le document reste en attente, annulable depuis la carte Documents d’atelier. Faire signer de nouveau un document en attente demande confirmation (Préparer de nouveau) : la préparation précédente, ses signatures et son lien sont annulés.

La signature suit trois temps.

Préparer : Garage+ fige le contenu du document tel qu’il est à cet instant (un instantané) et en calcule l’empreinte. Ce qui s’affiche pour la signature est exactement ce qui sera signé. Préparer de nouveau le même document annule la préparation précédente, et son lien de signature s’il y en avait un.
Signer : chaque signataire exigé trace sa signature et saisit son nom. Le client signe chaque document (lui ou la personne qui le représente) ; le bon de restitution se signe aussi par l’intervenant qui remet le véhicule. Si le document a changé depuis son affichage, la signature est refusée : rouvrez-le. L’heure de signature est posée par le serveur, pas par la tablette.
Finaliser : une fois toutes les signatures recueillies, Garage+ produit le PDF signé et le range dans les documents du dossier. Il ne se supprime pas et ne change pas de catégorie (sauf à l’anonymisation du client).

Effets de la finalisation :

devis : la version est enregistrée comme acceptée (mode « Signé à l’accueil », ou « Signé à distance (lien) » si le client a signé par le lien), à la date de la signature ; le statut du dossier ne change pas ;
estimation : elle vaut accord du client. Quand le réglage « devis accepté exigé » est actif, le dossier peut quitter l’étape devis avec une estimation signée, comme avec un devis accepté ;
bon de restitution : le dossier est marqué « Restitué ».

Une signature n’est jamais recueillie en session support.

Envoyer un document par e-mail

Un document signé et finalisé s’envoie par e-mail au client : son PDF signé, tel qu’il est rangé dans les documents du dossier, est joint. L’ordre de réparation s’envoie aussi avant d’être signé : Garage+ produit alors son PDF (mention « Exemplaire non signé ») et le range dans les documents du dossier, pour garder ce qui est parti.

Choisissez le destinataire parmi les contacts du client du document ; il faut une adresse e-mail valide (sans adresse, l’envoi est noté Non envoyée et aucun PDF n’est produit). C’est un e-mail demandé par le client : il part même si le contact n’a pas accepté les e-mails de rappel. Le même document ne se renvoie pas dans les deux minutes. L’e-mail part dès que le PDF a passé l’analyse antivirus ; son suivi apparaît dans la section Notifications du dossier (voir Notifications aux clients).

Faire signer à distance

Quand le client n’est pas au comptoir, un document préparé peut être signé sur son téléphone : dans le dialogue Faire signer, choisissez Envoyer un lien de signature, le contact du client qui doit signer (son adresse s’affiche masquée), puis Envoyer le lien. Garage+ lui envoie un e-mail avec un lien personnel, valable 15 minutes et qui ne sert qu’une fois. Le lien ouvre une page qui montre le document tel qu’il a été préparé ; le client saisit son nom et signe au doigt.

Une seule demande est ouverte à la fois par document : en envoyer une nouvelle annule la précédente, et préparer de nouveau le document annule son lien.
Une demande ouverte peut être annulée ; si l’e-mail n’est pas encore parti, il ne part pas.
Lien expiré ou déjà utilisé : envoyez-en un nouveau.
Garage+ ne garde pas le lien : seul l’e-mail le contient. Le contact doit avoir une adresse e-mail valide.

Ce que voit le client. La page s’ouvre sans compte ni mot de passe, dans la langue du document (un bouton permet de changer de langue). Elle affiche le nom du garage, le document à signer (client, véhicule, travaux, montants, conditions), un champ pour son nom (prérempli avec le nom du déposant quand il est connu) et un cadre pour signer au doigt ; Effacer recommence le tracé. Ouvrir le lien n’enregistre rien : seule la signature compte. Si le document a été modifié entre-temps, la page le dit et affiche la nouvelle version, à signer de nouveau. Si la signature est refusée (nom ou tracé non valides), la page le dit et le client recommence aussitôt, avec le même lien. Un lien expiré, déjà utilisé ou annulé affiche « Lien non disponible » : le client demande un nouveau lien au garage. Trop de tentatives sur un même lien le bloquent quelques minutes.

Après la signature. La signature arrive sur la fiche du dossier ; le document est ensuite finalisé (PDF signé rangé) dès qu’un membre du garage qui en a les droits a la fiche ouverte, ou l’ouvre ; Finaliser, dans la carte Documents d’atelier, reste possible en dernier recours. Garage+ ne garde ni l’adresse IP ni le navigateur du signataire.

Prudence. Pendant ses 15 minutes, le lien montre le document (coordonnées du client comprises) à quiconque le détient : envoyez-le seulement à une adresse du client lui-même. La page ne demande jamais de mot de passe ni de paiement ; dites-le à vos clients, pour qu’ils se méfient d’un faux e-mail de signature.

Le bon de restitution se signe aussi par l’intervenant, sur la tablette ; le lien sert à la signature du client.

La carte « Documents d’atelier »

Dans la colonne de droite de la fiche (sous les lignes sur un écran étroit), la carte Documents d’atelier liste la dernière version de chaque document signé ou en attente : numéro (R-, OR-, RS-, numéro du devis), version, état (En attente de signature, Signé, Remplacé, Modifié depuis la signature quand les lignes d’une estimation ou d’un OR signés ont changé), date et signataires. Selon l’état et vos droits :

PDF signé télécharge le PDF rangé ; Vérifier contrôle son intégrité (voir plus bas) ;
Envoyer envoie le PDF signé par e-mail à un contact du client ; Envoyer l’ordre de réparation envoie l’OR non signé ;
Modifier remplace un document signé (voir plus bas) ;
pour un document en attente : le lien de signature envoyé et son échéance (Annuler le lien), Finaliser quand toutes les signatures sont là, Annuler.

Modifier un document signé

Un document signé ne se modifie plus. Pour changer un bon de réception, un bon de restitution, une estimation ou un ordre de réparation signés, utilisez Modifier : le document en vigueur est marqué « Remplacé » (il reste consultable, avec ses signatures et son PDF), le bon redevient modifiable, et une nouvelle version est à signer. Une estimation remplacée ne vaut plus accord. Un devis signé ne se remplace pas : émettez une nouvelle version du devis.

Tant que le bon de réception signé est en vigueur, le kilométrage du dossier qu’il cite ne se modifie plus non plus ; de même pour le kilométrage de sortie et le bon de restitution.

Un document préparé mais pas encore finalisé peut être annulé, avec son lien de signature (et son PDF s’il avait déjà été produit). Un devis en attente de signature est annulé de lui-même si vous émettez une nouvelle version ou saisissez la réponse du client. Un bon de réception ou de restitution signé en vigueur ne se prépare pas de nouveau : utilisez d’abord Modifier.

Vérifier un document signé

La vérification recalcule l’empreinte du contenu signé et relit le PDF rangé pour comparer son empreinte à celle enregistrée à la finalisation. Que chaque signature porte sur le contenu affiché est contrôlé au moment de signer : une signature sur un contenu qui a changé est refusée. Après l’anonymisation du client, le contenu signé n’a plus ses données personnelles et son PDF est supprimé : la vérification l’indique (« anonymisé »).

Il s’agit d’une signature électronique simple : Garage+ ne fournit pas de signature qualifiée.

Droits

Lire les bons demande la lecture des interventions ; les remplir, leur modification (le rôle Technicien peut les deux). Chaque enregistrement est journalisé, sans le contenu des champs.

Préparer, faire signer, remplacer ou annuler un document demande la modification des interventions et la lecture des clients ; finaliser demande en plus l’ajout de documents ; un devis demande aussi la modification des devis. Vérifier demande la lecture des interventions et des documents. Envoyer un document par e-mail ou un lien de signature demande en plus l’envoi de notifications (et l’ajout de documents pour l’envoi d’un document) ; ni l’un ni l’autre n’est possible en session support. Le rôle Technicien peut faire signer sur la tablette, mais pas envoyer de lien. Le journal garde la sorte, la version et le rôle du signataire, jamais son nom ni son tracé.