Photos et documents
La section Photos et documents figure sur la fiche d’un véhicule, sur celle d’un client et sur celle d’une intervention. Elle sert à garder au même endroit :
- l’état du véhicule à l’arrivée (photos des rayures, des chocs, du compteur) ;
- la carte grise ;
- le procès-verbal de contrôle technique ;
- le devis signé (photographié ou en PDF).
Prendre une photo sur tablette
Section intitulée « Prendre une photo sur tablette »Cliquez sur Prendre une photo : la tablette ouvre l’appareil photo (caméra arrière). Au premier usage, le navigateur demande l’autorisation d’utiliser l’appareil photo : acceptez-la. Après la prise de vue, la photo est réduite dans le navigateur avant l’envoi, ce qui accélère le dépôt sur un réseau d’atelier lent. Le fichier d’origine n’est pas conservé.
Importer des fichiers
Section intitulée « Importer des fichiers »Importer des fichiers ouvre le sélecteur de fichiers. Formats acceptés : JPEG, PNG, WebP et PDF. Une photo HEIC (format des iPhone et iPad) est acceptée si votre appareil sait la convertir ; sinon, convertissez-la en JPEG ou prenez-la avec le bouton Prendre une photo.
- Taille maximale : 20 Mo par fichier.
- Jusqu’à 10 fichiers à la fois : au-delà, les dix premiers sont envoyés et un message vous le rappelle.
- Les fichiers partent l’un après l’autre. L’état de chacun s’affiche (En attente, Envoi…, Échec avec la raison). Annuler l’envoi abandonne le dépôt en cours ; Masquer les erreurs efface la liste des échecs.
Analyse antivirus
Section intitulée « Analyse antivirus »Chaque fichier est analysé avant d’être utilisable.
| État affiché | Signification | Que faire |
|---|---|---|
| Analyse en cours | Le fichier vient d’être déposé. | Patienter quelques instants : la vignette apparaît d’elle-même. |
| Disponible (pas de pastille) | Le fichier est sain. | Ouvrir, télécharger. |
| Quarantaine | Une menace a été détectée. Le fichier est inaccessible ; il est supprimé automatiquement après 30 jours et compte dans l’espace de stockage d’ici là. | Le supprimer. |
| Erreur d’analyse | L’analyse n’a pas abouti. | Ouvrir le document puis Analyser à nouveau. |
Métadonnées retirées
Section intitulée « Métadonnées retirées »Les photos sont ré-encodées : la position GPS, le modèle de l’appareil et les autres métadonnées sont retirés du fichier servi (aperçu, téléchargement, miniature). Un document en erreur d’analyse ou en quarantaine garde le fichier déposé tel quel, métadonnées comprises, sans jamais le servir, jusqu’à sa suppression. Le nom d’origine du fichier est gardé pour vous aider à vous y retrouver.
Catégories
Section intitulée « Catégories »Chaque document a une catégorie : Photo, Administratif, Technique, Facture, Devis, Bon de réception, Estimation, Ordre de réparation, Bon de restitution ou Autre. Choisissez-la avant l’envoi dans Classer les envois dans : Automatique classe une photo prise avec Prendre une photo en Photo et un fichier importé en Autre. Pour la changer ensuite, ouvrez le document et choisissez la catégorie dans la liste.
Classez en Administratif les cartes grises et toute pièce qui porte le nom d’une personne : sur la fiche d’un véhicule, ce sont les seuls documents supprimés à l’anonymisation du client (voir Bonnes pratiques RGPD).
Facture : copie d’une facture émise (PDF) ; l’original reste dans votre logiciel de facturation.
Devis : devis envoyé (enregistré automatiquement sur l’intervention lors de l’envoi par e-mail) ou devis signé par le client (PDF que vous déposez). Le PDF d’un devis envoyé garde sa catégorie Devis : elle ne peut pas être changée.
Bon de réception, Estimation, Ordre de réparation, Bon de restitution : documents d’atelier (état du véhicule à son arrivée, estimation de réparation, ordre de réparation, remise du véhicule), par exemple un exemplaire papier signé que vous photographiez. Comme les factures et les devis, ils portent le nom du client : ils sont supprimés à son anonymisation.
Le PDF d’un document signé (rangé automatiquement à la signature) ne peut être ni supprimé ni changé de catégorie : c’est la preuve de ce que le client a signé. Il n’est supprimé qu’à l’anonymisation du client.
Renommer
Section intitulée « Renommer »Ouvrez le document, modifiez Nom du document puis cliquez sur Renommer. Le nom est nettoyé (120 caractères au plus, sans chemin ni caractère invisible) ; au téléchargement, l’extension suit le fichier conservé (une photo HEIC est téléchargée en .jpg).
Aperçu et téléchargement
Section intitulée « Aperçu et téléchargement »Cliquez sur une vignette pour ouvrir l’aperçu d’une image. Un PDF n’a pas d’aperçu : utilisez Télécharger. Le lien de téléchargement n’est valable qu’une minute : il est demandé au moment du clic, et il est inutile de le copier ou de l’enregistrer.
Supprimer
Section intitulée « Supprimer »Supprimer efface définitivement le document, après confirmation (Supprimer définitivement). Il n’existe pas de corbeille : l’opération ne peut pas être annulée.
Fiche archivée
Section intitulée « Fiche archivée »Sur une fiche archivée, les documents restent consultables mais on ne peut plus en ajouter, en modifier ni en supprimer. Réactivez la fiche pour reprendre le dépôt. Un client anonymisé n’a plus de section de documents.
Qui peut faire quoi
Section intitulée « Qui peut faire quoi »| Action | Droit nécessaire |
|---|---|
| Voir la section, ouvrir, télécharger | Consulter les photos et documents, et le droit de consulter la fiche (client ou véhicule) |
| Déposer, changer la catégorie ou le nom, relancer l’analyse | Déposer des photos et documents, changer leur catégorie et leur nom |
| Supprimer | Supprimer des photos et documents |
Une photo peut être rattachée à une intervention ; il faut alors aussi pouvoir consulter les interventions.
Le rôle Technicien peut déposer des documents mais pas les supprimer. Les rôles se règlent dans Rôles et permissions.
Bonnes pratiques RGPD
Section intitulée « Bonnes pratiques RGPD »- Ne photographiez pas de personnes : cadrez le véhicule, le compteur, la pièce.
- Une carte grise est une donnée personnelle (nom et adresse du titulaire) ; ne la déposez que si elle est utile au suivi.
- À l’anonymisation d’un client, sont supprimés : tous les documents de sa fiche client, et, sur la fiche de ses véhicules, les documents Administratif, Facture, Devis, Bon de réception, Estimation, Ordre de réparation et Bon de restitution déposés pendant qu’il en était le détenteur ; sur ses interventions, les documents de ces catégories, dont les PDF des devis qui lui ont été émis. Les photos et documents d’une autre catégorie restent sur la fiche du véhicule (sans leur nom d’origine). Classez donc les cartes grises et les pièces nominatives en Administratif, les copies de factures en Facture, les devis signés en Devis, dès le dépôt ou après.
- Supprimez les documents devenus inutiles.
Espace de stockage
Section intitulée « Espace de stockage »Chaque garage dispose d’un espace de stockage limité selon son offre. L’espace utilisé se consulte dans Fiche du garage. Quand il est plein, les dépôts sont refusés avec un message : supprimez des documents ou changez d’offre.
Le quota dépend de votre formule ; Vehitis peut fixer un quota propre à votre garage. L’espace utilisé et le quota en vigueur s’affichent dans Réglages › Garage.