Fiche du garage

L’écran Réglages > Garage regroupe la fiche de votre garage. Il s’ouvre pour les personnes qui ont la permission Gérer les informations du garage ou Gérer les réglages (les administrateurs, par exemple ; voir Rôles et permissions). Chacun n’y voit que les blocs de sa permission :

• Gérer les informations du garage : les blocs Informations, Logo et Stockage des documents ;
• Gérer les réglages : les blocs Réglages, Devis et E-mails envoyés ce mois-ci.

Tous les membres du garage voient en revanche son nom et son logo dans l’application.

Informations légales

Elles figureront sur vos devis et factures.

Champ	Ce qui est attendu
Nom du garage	Obligatoire, 120 caractères au plus. C’est le nom affiché partout dans Garage+.
Raison sociale	Le nom de la société, s’il diffère du nom du garage.
SIRET	14 chiffres. Les espaces sont acceptés à la saisie et retirés à l’enregistrement. La clé de contrôle est vérifiée : une faute de frappe est signalée sous le champ.
N° de TVA intracommunautaire	FR, puis une clé de 2 caractères et votre SIREN (9 chiffres), par exemple FR 44 732829320. La clé est vérifiée.
Adresse du garage	Pays, rue, complément, code postal et ville (voir ci-dessous).
Téléphone, E-mail	Les coordonnées de contact du garage.

Cliquez sur Enregistrer les informations. Pour effacer un champ facultatif, videz-le puis enregistrez.

Adresse du garage

L’adresse du garage se saisit comme celle d’un client : tapez-la dans Rechercher une adresse et choisissez une suggestion, ou remplissez les champs. Si une ancienne adresse n’a pas pu être reprise automatiquement, elle s’affiche au-dessus du formulaire : recopiez-la dans les champs puis enregistrez.

• La rue, le code postal et la ville vont ensemble : remplissez les trois, ou videz-les tous pour effacer l’adresse. En France, le code postal compte 5 chiffres.
• Pour un garage hors de France, choisissez d’abord le Pays, puis tapez l’adresse et appuyez sur Entrée (ou Chercher) : la recherche à l’étranger ne part qu’à votre demande.
• Une adresse choisie parmi les suggestions est marquée Adresse vérifiée ; modifier ensuite la rue, le code postal ou la ville la repasse en saisie libre.
• L’encart Adresse à reprendre disparaît dès que vous enregistrez une adresse saisie dans les champs.

Logo

1. Dans le bloc Logo, cliquez sur Choisir un logo (ou Remplacer le logo).
2. Choisissez une image PNG, JPEG ou WebP de 1 Mo au plus.

L’aperçu s’affiche dès l’envoi terminé. Pour l’enlever, cliquez sur Retirer le logo.

Ce que Garage+ fait de votre image :

• elle est réduite à 512 pixels au plus (largeur et hauteur) et enregistrée en PNG ;
• ses métadonnées sont retirées (données EXIF, position GPS de l’appareil photo, commentaires) ;
• l’ancien logo est supprimé quand vous le remplacez.

Formats refusés : SVG (il peut contenir du code), GIF, TIFF, HEIC… Convertissez votre image en PNG avant de l’envoyer. Une image de plus de 16 millions de pixels (4096 × 4096, par exemple) ou de plus de 8192 pixels de côté est aussi refusée : réduisez-la d’abord.

Le logo n’est jamais public : seuls les membres connectés du garage peuvent l’afficher. Il sert aussi aux e-mails envoyés à vos clients (confirmation de rendez-vous, rappel, véhicule prêt) : il y est joint en tête du message, sans lien vers Garage+. Voir Notifications aux clients.

Stockage des documents

Le bloc Stockage des documents indique l’espace occupé par les photos et documents déposés sur les fiches des véhicules et des clients : par exemple « 120 Mo utilisés sur 1 Go (84 documents) », avec une barre de progression. L’espace est de 1 Go dans la version gratuite et de 50 Go avec l’abonnement.

Quand l’espace est plein, les nouveaux dépôts sont refusés avec un message. Pour libérer de la place, supprimez des documents devenus inutiles (depuis les fiches, avec la permission de suppression) : l’espace se libère aussitôt. Sinon, passez à l’abonnement.

Réglages

Réglage	Effet
Fuseau horaire	Heure de référence du garage : France métropolitaine (par défaut) ou un département ou une collectivité d’outre-mer.
Langue par défaut	Français (par défaut) ou anglais : langue des messages envoyés aux clients. Chacun garde sa propre langue d’affichage (voir Apparence et langue).
Calendrier	Un seul calendrier pour le garage (par défaut) ou un calendrier par intervenant (voir Intervenants).
Notifications aux clients	Confirmation du rendez-vous et rappel la veille (cochés par défaut) : e-mails envoyés automatiquement aux clients qui les acceptent, de 9 h à 20 h. Décochée, une case coupe cet envoi, y compris pour les rendez-vous déjà pris ; une confirmation ne peut alors plus être renvoyée.
Signature des notifications	Un court texte (300 caractères au plus) ajouté à la fin des e-mails envoyés à vos clients, par exemple vos horaires ; pas de mise en forme.
Seuil d’alerte de marge (%)	De 0 à 90 % (20 % par défaut) : une pièce dont la marge passe sous ce seuil apparaît dans Prix à revoir.
Seuil d’alerte de hausse du prix d’achat (%)	De 1 à 100 % (15 % par défaut) : une pièce dont le prix d’achat monte de plus de ce seuil en 30 jours apparaît dans Prix à revoir.

Le fuseau horaire du garage fixe le jour civil de Garage+ : « aujourd’hui » pour un relevé de kilométrage ou une date de mise en circulation, et les heures du planning, quel que soit le fuseau de l’appareil utilisé.

Le choix du calendrier arrive dans une prochaine version : votre choix est enregistré dès maintenant et s’appliquera alors. Le planning affiche déjà une colonne par intervenant en vue Jour.

La signature se saisit dans la zone de texte sous les cases des notifications ; un compteur indique le nombre de caractères utilisés sur 300. Les retours à la ligne sont gardés. Voir Notifications aux clients.

E-mails envoyés ce mois-ci

Ce bloc indique combien d’e-mails ont été envoyés à vos clients depuis le début du mois, sur le quota du mois (par exemple « 42 sur 100 »), avec une barre de progression. Le quota est de 100 e-mails par mois dans la version gratuite et de 1 000 avec l’abonnement, sauf quota particulier fixé par Vehitis. Seuls les e-mails réellement envoyés comptent.

• À 80 % du quota, un avertissement indique qu’il est presque atteint.
• Quand il est atteint, les notifications ne partent plus jusqu’au mois suivant : elles sont enregistrées Non envoyée (« quota de notifications du mois atteint »). Contactez Vehitis pour l’augmenter.

Cliquez sur Enregistrer les réglages. Seuls les réglages que vous avez changés sont enregistrés : si quelqu’un d’autre modifie un autre réglage en même temps, son choix est conservé.

Mises à jour et journal d’audit

Quand les informations, le logo ou les réglages changent, l’écran se met à jour tout seul dans les autres fenêtres ouvertes du garage.

Chaque modification est inscrite au journal d’audit du garage, avec son auteur et la liste des champs modifiés (sans recopier leurs valeurs).

Heures du planning

Début du planning et Fin du planning fixent les heures affichées dans le planning (dans le fuseau du garage). La fin doit suivre le début.

Taux de TVA

Taux de TVA proposés liste les taux, en pourcentage, séparés par un point-virgule (par exemple 20 ; 10 ; 5,5 ; 0), huit au plus. Taux de TVA par défaut est repris par le catalogue et les nouvelles lignes d’intervention. Une ligne déjà créée garde son taux si la liste change.

Assistant atelier

La case Activer l’assistant atelier (cochée par défaut) ouvre l’assistant atelier aux membres qui ont la permission Utiliser l’assistant atelier : pistes de diagnostic et cas similaires du garage, sans donnée personnelle envoyée. Décochée puis enregistrée, elle prend effet immédiatement : le panneau de l’assistant indique qu’il est désactivé et aucune question ne part plus.

Devis

Le bloc Devis règle les valeurs proposées quand vous émettez un devis depuis une intervention, et ce qui est imprimé en bas du PDF. Cliquez sur Enregistrer les réglages du devis : seuls les champs que vous avez changés sont enregistrés.

Réglage	Effet
Validité par défaut (jours)	Durée pendant laquelle le client peut accepter le devis : de 1 à 365 jours, 30 par défaut. Elle reste modifiable à l’émission de chaque devis.
Mentions du devis	Texte simple (1 000 caractères au plus, retours à la ligne gardés) imprimé en bas de chaque devis émis : conditions, garantie des pièces, etc. Vide par défaut. Le texte est recopié dans le devis à son émission : le modifier ensuite ne change pas les devis déjà émis.
Seuil d’écart (€ TTC)	En cours de travaux, la fiche de l’intervention affiche toujours l’écart avec le devis accepté. Quand le total TTC des travaux dépasse le devis accepté de plus que ce montant, la fiche propose d’émettre un devis complémentaire. 0 par défaut : tout dépassement le propose. Rien n’est bloqué.
Exiger un devis accepté pour quitter l’étape devis	Décochée par défaut. Cochée, une intervention à l’étape devis ne peut passer qu’à un autre statut devis ou à Annulée tant qu’aucun devis n’a été accepté par le client.

Garage+ imprime les mentions telles quelles : relisez-les avec votre expert-comptable ou votre avocat avant de les utiliser.

La raison sociale, le SIRET, le n° de TVA et l’adresse saisis dans le bloc Informations (voir « Informations légales » ci-dessus) figurent sur le devis : complétez-les avant d’émettre vos premiers devis.

Pour les statuts d’intervention et les ressources, voir Statuts et ressources.

Facturation

Émettre les factures dans Garage+ active la facturation intégrée : « Facturer » émet la facture numérotée (F-AAAA-NNNNN) et son PDF, un avoir l’annule. Décochée, vous saisissez le numéro d’une facture faite dans votre logiciel de facturation. Le délai de paiement fixe l’échéance imprimée (0 : à réception), les mentions du bas de facture complètent les informations légales (forme juridique, capital, RCS…). Voir Facturation.

Documents d’atelier

La section Documents d’atelier règle ce qu’impriment le bon de réception, l’estimation de réparation, l’ordre de réparation et le bon de restitution (voir Documents d’atelier et signature) :

• Conditions du bon de réception, Conditions de l’ordre de réparation, Notes et Conditions de l’estimation de réparation (1 000 caractères chacun) et Déclaration de conformité du bon de restitution (2 000 caractères). Un champ laissé vide imprime le texte de Garage+, affiché en gris dans le champ, dans la langue du client. Le compteur indique les caractères utilisés.
• Contrôles avant remise : par défaut, les quatre contrôles de Garage+ (traduits dans la langue du client). Personnaliser la liste les recopie pour les modifier : renommez, montez, descendez, retirez, ajoutez (12 au plus) ; Revenir aux contrôles de Garage+ rétablit la liste par défaut. Une liste vide ne propose aucun contrôle. Chaque nouveau bon de restitution reprend la liste du moment ; les bons déjà créés gardent la leur.
• Imprimer le papillon des clés en bas de l’ordre de réparation (décoché par défaut). Le papillon s’imprime aussi seul, depuis le menu Imprimer de la fiche.
• Coordonnées bancaires : banque, IBAN (sa clé est vérifiée ; il s’affiche par groupes de quatre caractères) et BIC (8 ou 11 caractères). Elles sont seulement imprimées sur l’estimation de réparation, pour information : Garage+ ne gère aucun paiement. Champs vides : rien n’est imprimé.

Seuls les champs modifiés sont enregistrés ; ces réglages demandent la permission de gérer les réglages du garage.