Archiver, exporter, anonymiser

Sur la fiche d’un client, plusieurs actions gèrent la fin de vie de la fiche. Chacune demande une permission particulière : un bouton absent signifie que votre rôle n’y donne pas droit (le serveur refuse de toute façon).

Archiver et réactiver

Permission : Archiver et réactiver les clients.

Archiver retire un client de la liste par défaut (filtre État : Actifs) sans rien effacer. Un client archivé est en lecture seule : on ne le modifie pas et il ne peut pas devenir détenteur d’un véhicule. Réactiver le remet en service. Archiver est réversible : c’est le bon choix pour un client qui ne vient plus.

Supprimer une fiche sans historique

Permission : Supprimer un client sans historique.

Supprimer efface la fiche, ses contacts et ses documents (fichiers compris), définitivement. Seule une fiche sans historique (aucun véhicule détenu, actuel ou passé, aucune intervention et aucun devis) peut l’être, par exemple une fiche créée par erreur. Un client qui a une intervention ou un devis ne peut plus être supprimé : archivez-le (ou anonymisez-le).

Exporter les données d’un client

Permission : Exporter les données d’un client. L’export d’un client exige aussi la permission « Consulter les véhicules » : il contient toujours les immatriculations de ses véhicules.

Exporter les données télécharge une archive ZIP nommée client-<identifiant>.zip (le nom ne contient aucune donnée personnelle). Elle contient :

client.json : le nom du garage, la fiche du client (dont l’adresse et sa position géocodée), les contacts et leurs consentements (avec, pour chacun, qui a fait la dernière modification : le garage, le client par le lien d’opposition ou le fournisseur d’envoi), ses notifications, et les véhicules détenus : pour chacun, les périodes de détention, les notes (pour la détention en cours seulement) et les relevés kilométriques de chaque période, les interventions dont la personne est le client, ses devis, ainsi que la liste des documents ;
le dossier documents/ : les photos et documents du client, de ses véhicules déposés pendant ses détentions et de ses interventions, numérotés (001-…, 002-…). Un document encore en analyse, en quarantaine ou en erreur n’est pas inclus (il reste listé dans client.json).

Pour chaque intervention dont la personne est le client : numéro, date, statut, objet, symptômes, diagnostic, travaux réalisés, kilométrage, véhicule, lignes et totaux, rendez-vous, commentaires (sans leur auteur) et factures de l’intervention (numéro, date, état : en cours, corrigée ou annulée par un avoir, avec le numéro de l’avoir), et questions posées à l’assistant atelier sur l’intervention (question telle qu’elle a été envoyée, donc masquée, date, état et résumé de la réponse). Les factures sont exportées sans le nom de la personne qui a saisi le numéro, les questions sans le nom de la personne qui les a posées. Les interventions faites pour un autre client sur le même véhicule n’y figurent pas. Les interventions n’apparaissent que si votre rôle permet de les consulter (Consulter les interventions) ; les rendez-vous, avec Consulter le planning ; l’immatriculation, avec Consulter les véhicules.

Pour chaque devis émis pour la personne (chaque version, de la plus ancienne à la plus récente) : numéro de l’intervention, numéro et version du devis, dates d’émission et de fin de validité, délai d’immobilisation, objet, symptômes, kilométrage, véhicule, coordonnées du garage et du client telles qu’elles figuraient sur le devis, lignes (avec les pièces comprises d’un forfait), montants hors taxes, TVA par taux et TTC, mentions, et la réponse du client (acceptation, refus ou remplacement par une nouvelle version, date, mode, note, choix des pièces de réemploi). Un devis émis avant que l’intervention ne change de client reste dans l’export de son client d’alors. Les devis sont exportés sans le nom de la personne qui les a émis ou qui a saisi la réponse, et seulement si votre rôle permet de consulter les interventions. Les PDF de devis envoyés figurent parmi les documents, avec leur devis : celui d’un devis émis pour un ancien client de l’intervention n’est pas dans l’export du client suivant.

Pour chaque notification envoyée ou prévue pour le client (confirmation de rendez-vous, rappel la veille, véhicule prêt, envoi d’un devis avec son numéro) : sorte, canal, statut, raison d’un non-envoi, dates prévue et d’envoi, adresse e-mail utilisée et langue. Le contenu des e-mails n’est jamais conservé, il n’est donc pas exporté ; le nom de la personne qui a déclenché l’envoi ne l’est pas non plus. Les notifications sont de toute façon effacées 90 jours après leur dernière modification.

L’archive est construite dans votre navigateur, qui télécharge les fichiers un à un : patientez jusqu’à la fin du téléchargement, surtout s’il y a beaucoup de photos. Garage+ n’en garde aucune copie. Le message de confirmation s’affiche une fois l’archive prête. Si un fichier n’a pas pu être récupéré (coupure du réseau, document supprimé entre-temps), l’export est quand même fourni : un avertissement s’affiche et documents/fichiers-manquants.txt liste les fichiers absents ; recommencez l’export pour les obtenir. Si votre session a expiré ou si votre droit a été retiré pendant l’export, il s’arrête avec un message, sans archive. L’archive est assemblée dans la mémoire de l’appareil (jusqu’à 2 Go) : sur une tablette, exportez un client qui a beaucoup de documents depuis un ordinateur. Une archive dépasse-t-elle 2 Go, l’export est refusé : le message l’indique. Remettez l’archive à la personne qui exerce son droit d’accès ou de portabilité (RGPD). Chaque export est journalisé.

Anonymiser

Permission : Anonymiser un client (définitif).

L’anonymisation répond à une demande d’effacement. Elle est définitive : une case à cocher confirme que vous le comprenez. Pensez à exporter les données avant, si la personne les a demandées.

Ce qui est effacé : raison sociale, SIRET, TVA, adresse et position, notes, nom affiché, et pour chaque contact les nom, prénom, fonction, email, téléphones et consentements.

Ce qui est gardé : les véhicules, l’historique de détention (rattaché à un client sans identité, affiché « Client anonymisé »), les relevés kilométriques et le journal d’audit (qui ne contient aucune donnée personnelle). Le client est archivé et ses détentions en cours sont clôturées.

Interventions : elles sont conservées sans identité (objet, symptômes, diagnostic, travaux réalisés, kilométrage, lignes et totaux, rendez-vous), affichées « Client anonymisé », puis en lecture seule. Leurs commentaires sont supprimés, ainsi que leurs documents de catégorie administratif, facture, devis, bon de réception, estimation, ordre de réparation ou bon de restitution ; les autres documents des interventions sont gardés sans leur nom d’origine.

Questions à l’assistant atelier : celles posées sur ses interventions, et sur la fiche de ses véhicules pendant qu’il les détenait, sont supprimées. Ensuite, l’assistant ne peut plus être interrogé sur ses interventions, et leur texte n’est plus envoyé à l’assistant.

Notifications : toutes celles du client (envoyées, prévues ou non envoyées) sont supprimées, adresse utilisée comprise. Seul leur nombre est inscrit au journal.

Les copies de factures (catégorie Facture) sont supprimées ; les numéros et dates de facture restent reliés aux interventions, sans identité (obligation comptable). Conservez les originaux dans votre logiciel de facturation.

Devis : ils sont conservés sans identité : numéros, lignes, montants et réponses restent sur l’intervention, mais le nom, l’adresse, le SIRET et la TVA du client recopiés sur chaque version sont effacés, ainsi que la note de sa réponse. Les documents de catégorie Devis de ses interventions (PDF enregistrés à l’envoi, devis signés que vous avez déposés) sont supprimés. Le PDF enregistré à l’envoi d’un devis émis pour lui est supprimé même si l’intervention a changé de client depuis ; un document que vous avez déposé vous-même sur l’intervention suit en revanche le client actuel de l’intervention : après un changement de client, il n’est supprimé qu’à l’anonymisation du nouveau client. Inversement, anonymiser le client actuel supprime aussi les PDF des devis émis pour un ancien client sur ses interventions. Ensuite, aucun devis ne peut plus être émis, envoyé ni recevoir de réponse pour ce client.

Documents signés (bons de réception et de restitution, estimations, ordres de réparation, devis signés à l’écran) : ils sont conservés sans identité. Le nom, l’adresse et les coordonnées du client et du déposant recopiés dans le document, ainsi que les noms et les tracés des signatures, sont effacés ; la version, les dates et l’empreinte du document restent (sa vérification affiche alors « anonymisé »). Les PDF signés sont supprimés, les documents en attente de signature et les liens de signature encore ouverts sont annulés.

Si l’anonymisation est lancée une seconde fois sur la même fiche, Garage+ indique simplement que le client est déjà anonymisé.