Notifications aux clients

Garage+ prévient vos clients par e-mail, en votre nom, aux moments clés : quand un rendez-vous est pris, la veille du rendez-vous, et quand le véhicule est prêt. Les SMS ne sont pas proposés pour l’instant.

Ce que reçoivent vos clients

Notification	Quand	Comment
Confirmation de rendez-vous	À la création du rendez-vous, puis de nouveau si son heure de début change (« rendez-vous déplacé »)	Automatique. Une invitation agenda (fichier `.ics`) est jointe : le client l’ajoute à son agenda en un clic.
Rappel la veille	La veille du rendez-vous, à 18 h (heure du garage)	Automatique.
Véhicule prêt	Quand vous cliquez sur Prévenir le client : véhicule prêt	Envoyé tout de suite, depuis la fiche de l’intervention.
Devis envoyé	Quand vous cliquez sur Envoyer par e-mail sur un devis	Envoyé dès que le PDF du devis, joint à l’e-mail, a passé l’analyse antivirus (voir Devis).
Document d’atelier envoyé	Quand vous envoyez par e-mail un document signé ou l’ordre de réparation	Envoyé dès que le PDF joint a passé l’analyse antivirus (voir Documents d’atelier et signature).
Lien de signature	Quand vous demandez une signature à distance	Envoyé tout de suite ; le lien vaut 15 minutes (voir Faire signer à distance).

Chaque e-mail rappelle le jour et l’heure dans le fuseau du garage, le véhicule (modèle et immatriculation), l’objet de l’intervention s’il y en a un, et les coordonnées du garage. Il part au nom de votre garage ; si le client répond, sa réponse arrive à l’adresse e-mail du garage (voir Fiche du garage). Les textes sont rédigés par Garage+ ; vous pouvez seulement ajouter une courte signature.

Les deux envois automatiques se coupent un par un dans Réglages > Garage. Un rendez-vous supprimé annule ses envois prévus, sans message au client.

Qui est prévenu

Le destinataire est le déposant de l’intervention (la personne qui a déposé le véhicule), sinon le contact principal du détenteur du véhicule. Il est déterminé au moment où l’e-mail est prévu, puis vérifié de nouveau au moment de l’envoi : si le déposant a changé ou si le véhicule a été vendu entre-temps, l’e-mail va au destinataire du moment.

Un e-mail ne part que si ce contact :

a une adresse e-mail ;
a accepté les e-mails (case Accepte les emails de sa fiche) ;
ne s’y est pas opposé (voir plus bas).

Le devis envoyé, le document d’atelier envoyé et le lien de signature font exception : ce sont des e-mails que le client a demandés. Ils partent vers le contact que vous choisissez parmi ceux du client du document, même si ce contact n’a pas accepté les e-mails ou s’y est opposé ; il faut seulement une adresse valide. Une opposition posée ensuite n’annule pas ces envois en attente.

Sinon, la notification est enregistrée Non envoyée, avec sa raison (par exemple « le contact n’a pas accepté les e-mails »), pour que vous sachiez pourquoi le client n’a pas été prévenu.

L’e-mail est rédigé dans la langue du client (français ou anglais), choisie sur sa fiche, quelle que soit la langue de l’écran de la personne qui a créé le rendez-vous.

Quand

Les envois automatiques ne partent qu’entre 9 h et 20 h (heure du garage) : c’est la plage de courtoisie. Un e-mail prévu en dehors, par exemple pour un rendez-vous pris à 22 h, part le lendemain à 9 h.
Le rappel part à 18 h la veille. Il n’est pas prévu pour un rendez-vous du jour même, ni quand 18 h la veille est déjà passée : la confirmation suffit.
Une confirmation qui n’a pas pu partir avant le début du rendez-vous n’est plus envoyée (« le rendez-vous avait commencé »).
Déplacer un rendez-vous (changer son heure de début) envoie une nouvelle confirmation, marquée « rendez-vous déplacé », et remplace le rappel prévu. Changer seulement la fin, les intervenants ou la ressource ne prévient pas le client.
Le véhicule prêt part tout de suite, à toute heure : c’est vous qui le déclenchez.

Véhicule prêt

Sur la fiche d’une intervention terminée ou facturée, la section Notifications propose le bouton Prévenir le client : véhicule prêt. Sous le bouton, Garage+ indique qui recevra l’e-mail (son nom et son adresse en partie masquée, par exemple « c•••@exemple.fr »), ou pourquoi le client ne peut pas être prévenu ; le bouton est alors désactivé.

Après un clic, le message « Le client va être prévenu. » s’affiche. Un second clic dans les 2 minutes est refusé (« Le client vient d’être prévenu ») : cela évite d’envoyer deux fois le même e-mail par erreur.

Suivre les envois

La section Notifications de la fiche de l’intervention et celle de la fiche du client listent les notifications, de la plus récente à la plus ancienne, avec leur sorte, leur statut, leur date (dans le fuseau du garage) et, le cas échéant, leur raison.

Statut	Signification
Programmée	L’e-mail partira à l’heure indiquée (« Envoi prévu le… »).
Envoi en cours	L’e-mail est en train de partir.
Envoyée	L’e-mail a été remis au service d’envoi.
Délivrée	La messagerie du client a accepté l’e-mail.
Rejetée	La messagerie du client l’a refusé (adresse inexistante ou invalide, boîte pleine, blocage). Vérifiez l’adresse avec le client.
En échec	L’envoi n’a pas abouti (service d’envoi indisponible après plusieurs essais, coupure pendant l’envoi ; pour un devis, PDF indisponible : supprimé, en quarantaine ou non analysé).
Annulée	Le rendez-vous a été supprimé ou déplacé, le client s’est opposé aux e-mails, ou le devis a été remplacé par une nouvelle version avant l’envoi.
Non envoyée	L’e-mail n’est pas parti : la raison est indiquée (pas de consentement, opposition, pas d’adresse, envoi désactivé dans les réglages, quota atteint…).

Renvoyer apparaît sur la dernière confirmation de rendez-vous ou le dernier véhicule prêt non envoyé, en échec ou rejeté, une fois la cause corrigée (consentement donné, adresse ajoutée…). Le renvoi crée une nouvelle notification ; l’ancienne reste dans l’historique.

Une confirmation ne se renvoie que pour un rendez-vous à venir, et seulement si l’envoi des confirmations est activé dans les réglages : sinon le renvoi est refusé avec un message qui vous invite à le réactiver.
Un renvoi de confirmation suit la plage de courtoisie : demandé le soir, il part le lendemain à 9 h, et Garage+ affiche l’heure d’envoi prévue.
Un véhicule prêt se renvoie tout de suite, tant que l’intervention est terminée ou facturée.
Le rappel la veille ne se renvoie pas.
Un devis envoyé ne se renvoie pas depuis cette liste : cliquez de nouveau sur Envoyer par e-mail dans la section Devis. De même, un document d’atelier se renvoie depuis la fiche du dossier, et un lien de signature se redemande (un nouveau lien remplace l’ancien).

Les listes se mettent à jour toutes seules quand un envoi part ou que son statut change.

Conservation : les notifications sont effacées 90 jours après leur dernière modification (la confirmation d’un rendez-vous à venir est gardée jusqu’au rendez-vous). Le contenu des e-mails n’est jamais conservé : Garage+ garde seulement la sorte, le statut, les dates et l’adresse utilisée.

Opposition

Un client peut refuser de recevoir vos e-mails de trois façons :

vous cochez Opposition aux emails sur son contact, dans la fiche du client ;
le client clique sur le lien d’opposition présent au bas de chaque e-mail : une page s’ouvre, dans la langue du client, avec le nom de votre garage et un bouton Confirmer. Certaines messageries affichent aussi, en haut de l’e-mail, un bouton pour ne plus recevoir les messages de l’expéditeur : il a le même effet ;
sa messagerie le signale (demande de ne plus recevoir les messages, ou e-mail marqué comme indésirable).

L’opposition prime sur le consentement : aucun e-mail ne part plus vers ce contact, sauf un devis, un document d’atelier ou un lien de signature que vous lui envoyez à sa demande, et ceux qui étaient prévus ne partiront pas (ils passent à Annulée, ou à Non envoyée avec la raison « le contact s’est opposé aux e-mails »). La fiche du client indique qui a fait l’opposition et quand (« Opposition demandée par le destinataire (lien de l’e-mail) », « Opposition signalée par la messagerie »). Si le client vous redemande les e-mails, décochez l’opposition sur sa fiche.

Logo, signature et quota

Logo : le logo du garage, s’il est enregistré dans les réglages, figure en tête des e-mails. Certaines messageries masquent les images jusqu’à ce que le client choisisse de les afficher : l’e-mail reste lisible sans le logo.
Signature : un court texte (300 caractères au plus, sans mise en forme) ajouté à la fin des e-mails, par exemple vos horaires. Elle se règle dans Réglages > Garage, avec un compteur de caractères.
Quota : le nombre d’e-mails envoyés chaque mois est limité (100 par mois dans la version gratuite, 1 000 avec l’abonnement, sauf quota particulier fixé par Vehitis). Seuls les e-mails réellement envoyés comptent, pas ceux qui ne sont pas partis. Réglages > Garage affiche les e-mails envoyés ce mois-ci, avec un avertissement à 80 % du quota puis quand il est atteint : les notifications sont alors enregistrées Non envoyée (« quota de notifications du mois atteint ») jusqu’au mois suivant. Contactez Vehitis pour l’augmenter.

Qui peut faire quoi

Action	Droit nécessaire
Voir les notifications d’une intervention	Consulter les interventions
Voir les notifications d’un client, et le nom et l’adresse masquée du destinataire	Consulter les clients
Prévenir le client : véhicule prêt, Renvoyer	Prévenir les clients (rôle Accueil, par exemple ; pas le rôle Technicien)
Envoyer par e-mail un devis	Prévenir les clients et Émettre et envoyer les devis (voir Devis)
Envois automatiques des rendez-vous	Découlent de la création ou du déplacement d’un rendez-vous (Modifier le planning)
Couper les envois, signature, voir l’usage du quota	Gérer les réglages

Le rôle Technicien voit les notifications, mais ne peut ni prévenir le client ni renvoyer. Un rôle qui ne consulte que les interventions voit les notifications sans le nom ni l’adresse du destinataire. Pendant un accès support, Vehitis ne peut ni prévenir ni renvoyer. Voir Rôles et permissions.