Les temps passés

Disponible si la fonctionnalité Temps passés est activée (Réglages › Fonctionnalités, voir Fonctionnalités).

Chaque intervenant pointe le temps qu’il a réellement passé sur une intervention : au chrono pendant le travail, ou par saisie après coup. Un temps vise une ligne de main-d’œuvre ou un forfait de l’intervention, ou aucune ligne (un diagnostic, par exemple). Il porte une note facultative (500 caractères au plus), reprise sur le détail imprimé des temps.

Pointer demande le droit Pointer son temps ; voir les temps de tout le monde demande le droit Consulter les temps passés de tous les intervenants ; pointer ou corriger pour un autre intervenant demande le droit Gérer les temps de tous (voir Rôles et permissions). Pour pointer, votre compte doit être lié à un intervenant actif (Réglages › Intervenants).

On pointe tant que l’intervention n’est ni facturée ni annulée : de la réception jusqu’à l’étape « terminée » comprise (pour corriger un oubli après la fin des travaux).

Où pointer

Dans la fiche de l’intervention, le menu ⋯ d’une ligne de main-d’œuvre ou d’un forfait : Temps passés… (liste, saisie, corrections) et Démarrer le chrono (voir Interventions › Temps passés d’une ligne). La colonne Tps passé, le bloc Temps et la carte Suivi des temps donnent les totaux.
Depuis le planning, dans l’aperçu d’un de vos rendez-vous (voir ci-dessous).

Démarrer depuis le planning

Ouvrez un rendez-vous dont vous faites partie (votre compte est lié à l’un de ses intervenants) : si l’intervention du rendez-vous est à une étape où l’on pointe, l’aperçu propose Ligne à chronométrer (les lignes de main-d’œuvre et les forfaits de l’intervention, les vôtres d’abord, ou Sans ligne (diagnostic)) et Démarrer le chrono. Si votre chrono tourne déjà sur cette intervention, l’aperçu propose Arrêter le chrono. L’aperçu indique aussi le responsable, l’activité, les travaux demandés et le temps passé et planifié de l’intervention (« passées (vous) » si vous ne voyez que vos propres temps).

Le bandeau du chrono

Tant que votre chrono tourne, un bandeau reste affiché sous la barre du haut, sur toutes les pages : la ligne chronométrée, le numéro du dossier, l’immatriculation, l’heure de début (heure du garage) et la durée écoulée. Ouvrir l’OR mène à la fiche ; Arrêter arrête le chrono, puis propose d’ajouter une note (facultative, imprimée sur le détail des temps) : Enregistrer ou Fermer. Le bandeau suit le garage dans lequel vous travaillez : après un changement de garage, seul le chrono de ce garage est affiché. Il n’apparaît pas hors connexion (le bandeau « hors connexion » prime).

Le chrono

Démarrer : le chrono part à l’heure du serveur, jamais à celle de votre appareil. Un intervenant n’a qu’un chrono en cours : en démarrer un autre arrête d’abord le précédent.
Arrêter : la fin est posée par le serveur ; la durée compte chaque minute entamée (une minute au moins, 24 heures au plus). Vous pouvez ajouter une note en arrêtant.
Les heures d’un chrono ne se modifient jamais. Pour corriger un chrono faux, supprimez-le et saisissez le bon temps.
Un chrono s’arrête tout seul quand son intervention passe à facturée ou annulée, et quand son intervenant est archivé.
Depuis le planning, on démarre le chrono depuis un rendez-vous dont on fait partie, sur l’intervention de ce rendez-vous.

Le chrono oublié

Un chrono resté en marche est arrêté automatiquement : à l’heure de fermeture du garage le jour où il a démarré (horaires et fuseau du garage, Réglages › Garage), ou à minuit s’il a démarré après la fermeture ou un jour de fermeture. Tant que le garage n’a pas réglé ses horaires, les horaires par défaut s’appliquent (du lundi au vendredi, 8 h 00 – 12 h 00 et 13 h 30 – 17 h 30). La vérification a lieu toutes les 15 minutes ; un chrono ne dépasse jamais 24 heures (même un jour de changement d’heure).

Le lendemain, le bandeau du chrono de l’intervenant concerné le signale (« Chrono arrêté automatiquement… ») avec Corriger et OK : corrigez la durée en supprimant le chrono et en saisissant le temps réel, ou validez. L’avertissement disparaît quand vous l’avez validé ; il n’est pas montré si l’intervention a été facturée ou annulée entre-temps. Un chrono arrêté parce que son intervention a été facturée ou annulée, ou son intervenant archivé, n’est pas signalé.

La saisie

Une saisie indique le jour, la durée (de 1 minute à 12 heures, par exemple « 25 », « 0 h 25 », « 1:30 » ou « 1,5 h ») et une note facultative. Le jour ne peut être ni dans le futur (jour du garage), ni avant la création de l’intervention, ni plus de 30 jours en arrière sans le droit « Gérer les temps de tous ».

Corriger ou supprimer un temps

Une saisie se corrige (durée, jour, note, ligne de la même intervention) ou se supprime ; un chrono arrêté ne change que de note ou de ligne. Sans le droit « Gérer les temps de tous », vous ne corrigez que vos propres temps, pendant 7 jours après leur création ; passé ce délai, demandez à un responsable. Chaque correction et chaque suppression est inscrite au journal d’activité (sans la note).

Le détail imprimé des temps

Dans la fiche d’une intervention, Imprimer › Détail des temps (PDF, interne) produit un document interne, marqué « Document interne · ne pas remettre au client » : en-tête du garage, numéro du dossier, client, véhicule, responsable, statut et kilométrage ; totaux planifié, vendu, passé et écart ; pour chaque ligne, les temps (intervenant, jour, heures du chrono ou « — » pour une saisie, origine, note, durée) ; les temps hors ligne ; le total par intervenant (saisi, chrono, total) ; les créneaux planifiés ; deux cases de visa. Un chrono encore en cours n’y figure pas. Le coût interne par intervenant n’y apparaît qu’avec le droit « Gérer les temps de tous » (« inconnu » si un coût horaire manque). Il faut le droit Consulter les temps passés de tous les intervenants et celui de voir les clients ; le document n’est jamais rangé dans les documents du dossier.

Les totaux sont calculés par la même règle partout : la fiche, le détail imprimé et les statistiques donnent les mêmes chiffres. Dans les statistiques, le vendu d’une ligne travaillée par plusieurs intervenants est réparti au prorata du temps passé par chacun, à la minute près, sans jamais compter deux fois le vendu de la ligne.

Les statistiques des temps

Depuis la liste Interventions, le bouton Statistiques des temps (ou Tous les OR dans la carte « Suivi des temps » d’une fiche) ouvre les statistiques. Choisissez une période (la semaine en cours par défaut, 366 jours au plus, jours du fuseau du garage), puis, si besoin, un intervenant et une activité. L’écran affiche :

les indicateurs de la période : temps passé, temps vendu, écart (passé moins vendu), ratio vendu / passé et, avec le droit « Gérer les temps de tous », le coût interne ;
le détail, une ligne par intervention, ligne et jour : numéro (lien vers la fiche), jour, ligne travaillée (« Hors ligne » pour un temps de diagnostic), intervenants, vendu au prorata, passé, écart et, avec le même droit, coût interne.

Seuls les temps arrêtés sont comptés : un chrono en cours n’apparaît qu’à l’écran de la fiche. Au-delà de 5 000 temps, l’écran prévient qu’il n’affiche que les premiers : réduisez la période ou filtrez par intervenant.

Exporter en CSV télécharge les mêmes lignes et les mêmes colonnes, avec les mêmes droits que l’écran (pas de colonne de coût sans le droit « Gérer les temps de tous »), puis une ligne de total. Chaque durée y figure deux fois : en heures et minutes (« 1:48 ») et en heures décimales (« 1,80 »), séparateur ;, lisible par un tableur. Une période de plus de 5 000 temps ne s’exporte pas : réduisez-la. L’export filtré sur un intervenant tient lieu de relevé de ses temps.

Qui voit quoi

Les temps passés disent combien de temps une personne a travaillé : ils ne sont montrés qu’à ceux qui en ont besoin, et la règle est appliquée par la base de données elle-même.

Avec le droit Pointer son temps seulement (Technicien, par défaut) : vous ne voyez que vos propres temps, et les totaux de la fiche s’intitulent « Passé (vous) » ; aucun temps ni nom d’un collègue n’apparaît.
Avec le droit Consulter les temps passés de tous les intervenants (Accueil, par défaut) : tous les temps du garage, le suivi par intervenant, les statistiques et le détail imprimé.
Le coût interne (coût horaire de l’intervenant ou du type de travail) n’apparaît qu’avec le droit Gérer les temps de tous (Administrateur, par défaut), et jamais pendant un accès support.

Pendant un accès support, les temps peuvent être consultés selon les droits du compte visité, mais rien ne peut être pointé, corrigé ni supprimé.