Liste du Comptoir

L’entrée Comptoir du menu de gauche ouvre la liste de tout ce qui s’est fait au comptoir : les ventes (factures), les devis et les commandes client, les plus récents d’abord. Il faut la facturation intégrée et la permission Émettre des factures (rôles Administrateur et Accueil). Voir Rôles. Les devis n’apparaissent que si vous pouvez en établir.

Chaque ligne montre son type (Vente, Devis, Commande), son numéro, le client (ou « Client de passage »), le montant TTC, la date et l’heure (au fuseau du garage : plusieurs devis d’un même client dans la journée se distinguent) et son état :

• vente : Payée, Réglée en partie ou À régler (caisse activée), Facturée (caisse désactivée : aucun paiement n’est enregistré), Avoir (tout est déjà crédité) ;
• devis : En cours, Facturé, Expiré ou Refusé ;
• commande : Commandée, Prête, Livrée ou Annulée. Le montant d’une commande n’est connu qu’à la livraison (prix du jour).

Les boutons Tout, Vente, Devis et Commande limitent la liste à un type. La recherche porte sur le numéro (ponctuation ignorée), le client, le montant et, pour les ventes, la désignation d’une ligne ; elle retrouve aussi les ventes et les devis plus anciens que ceux affichés. Plus de ventes charge la suite.

Nouvelle vente (en haut de la page) ouvre l’écran de vente : panier, catalogue, Facturer ou Encaisser. Le menu Nouveau › Vente au comptoir y mène aussi. Retour à la liste en revient.

La liste se lit par pages de 25, ventes, devis et commandes mêlés, du plus récent au plus ancien. La recherche et le type choisis, comme la page, sont gardés dans l’adresse.

Le résumé

Cliquez sur une ligne (ou sur son numéro, ou Entrée quand elle est sélectionnée) : un volet s’ouvre à droite avec le client, la date, les lignes (désignation, quantité, montant HT), le total TTC et les actions de l’élément.

• Vente : Facture (PDF A4) et Ticket 80 mm. La première remise d’une facture est l’original ; les suivantes sont des duplicatas numérotés, comptés au journal fiscal (Conformité). Créer un avoir corrige la vente (voir ci-dessous).
• Devis : Imprimer rouvre le PDF du devis ; Envoyer par e-mail l’envoie au client, comme depuis l’écran de vente, tant qu’il n’est ni expiré ni refusé. Facturer ce devis (caisse désactivée) ou Encaisser ce devis (caisse activée) apparaît tant que le devis est en cours et valable.
• Commande : Bon de livraison, Prête, Livrer et Annuler (voir plus bas).

Les actions respectent vos permissions : un bouton qu’un rôle ne peut pas employer n’est pas proposé, et le serveur revérifie chaque action.

Corriger une vente : l’avoir

Une facture du comptoir ne se modifie pas : une erreur se corrige par un avoir. Ouvrez la vente dans la liste ; il faut la permission Émettre des factures.

1. Cliquez sur Créer un avoir dans le résumé (le bouton est remplacé par « Tout est déjà crédité » quand c’est le cas).
2. Choisissez Tout ce qui reste (par défaut), ou Certaines lignes ou quantités : cochez les lignes et saisissez les quantités, au plus ce qui reste à créditer.
3. Caisse activée et vente payée : choisissez Rembourser maintenant et le mode de remboursement. La part payée par chèque cadeau revient à ce chèque, le reste par le mode choisi. Pour la vente d’un client de passage qui a payé, le remboursement est obligatoire.
4. Cliquez sur Créer l’avoir. Les pièces suivies en stock rentrent en stock ; l’écran Avoir … émis donne le numéro de l’avoir et ses PDF (ticket 80 mm, A4).

Caisse désactivée : l’avoir ne rembourse rien. Si une vente à un client de passage avait été encaissée (caisse alors activée), Garage+ refuse l’avoir ; celle d’un client associé est créditée sans remboursement (le trop-perçu reste à son compte). Pour rembourser, activez Encaissements et caisse dans Fonctionnalités.

Facturer un devis

Un devis se fait depuis l’écran de vente. Quand le client revient, tant que le devis est en cours et valable, ouvrez-le dans la liste et cliquez sur Facturer ce devis (caisse désactivée) ou Encaisser ce devis (caisse activée) :

• caisse désactivée : la facture est émise tout de suite, sans paiement, comme Facturer ;
• caisse activée : le dialogue d’encaissement s’ouvre pour le total du devis.

La facture reprend les lignes et les prix du devis (pas ceux du catalogue du jour), sort le stock et porte le numéro du devis ; l’écran Facturée ou Payée habituel s’affiche, avec Retour à la liste. Le devis passe à Facturé et ne se facture qu’une fois ; un devis expiré ne se facture plus.

Commandes client

Une commande client garde la trace d’une pièce ou d’un article que le client vient chercher plus tard, sans acompte (elle se crée depuis l’écran de vente). Aucune facture n’est émise avant la livraison.

• Prête : signale que la commande est arrivée. Ses lignes ne changent plus.
• Livrer : ouvre le dialogue d’encaissement du comptoir (caisse activée). Garage+ émet la facture au prix du catalogue du jour, sort les pièces du stock et enregistre le paiement en une seule fois. Le montant exact n’est pas affiché avant la livraison : saisissez ce que le client règle (un montant supérieur à la facture est refusé), ou cliquez sur Mettre en compte pour ne rien encaisser et régler plus tard (Compte client). L’écran final donne la facture en PDF.
• Annuler : demande un motif de 3 à 200 caractères. Une commande livrée ou annulée ne se modifie plus.
• Bon de livraison : ouvre un PDF A4 sans aucun prix (référence, désignation, quantité) avec un cadre « Reçu le … — signature du client ». Il accompagne la marchandise ; il ne vaut pas facture.