Encaisser un règlement

Cette page suppose la fonctionnalité Encaissements et caisse activée (Réglages › Fonctionnalités, voir Fonctionnalités).

Avec la facturation intégrée, Garage+ enregistre chaque règlement que vous recevez pour une facture : le montant, le mode (CB sur votre terminal, espèces, chèque, virement…), la date et l’heure, et qui l’a saisi. Garage+ n’encaisse rien lui-même : le client paie sur votre terminal, en espèces ou par chèque, et vous enregistrez ce paiement.

Chaque paiement est chaîné et signé dans le journal fiscal du garage au moment où il est enregistré (voir Conformité). Il ne se modifie ni ne se supprime : une erreur se corrige par une annulation motivée ou un report, qui restent visibles.

Encaisser exige la permission Encaisser, rembourser, encaisser un acompte (rôles Administrateur et Accueil) ; annuler ou reporter, la permission Annuler ou reporter un règlement (Administrateur par défaut). Voir Rôles. Un garage réel dont la facturation n’est pas encore activée n’encaisse rien.

Section Règlements du dossier

Dès qu’un dossier a une facture émise par Garage+, la section Règlements de sa fiche affiche :

• Total TTC, les Avoirs éventuels, ce qui est Payé et le Reste à régler ;
• un bandeau Reste à régler X € avec le bouton Encaisser tant que la facture n’est pas réglée, Réglée ✓ ensuite, ou Trop-perçu si le client a payé plus que dû (après un avoir, par exemple) ;
• la liste des paiements : date, mode, montant, membre qui l’a saisi ; un paiement annulé reste affiché barré, avec la date et le motif de l’annulation.

Le reste dû est calculé à chaque affichage : montant de la facture, moins les avoirs, moins les paiements non annulés. Les autres postes ouverts sur la fiche se mettent à jour d’eux-mêmes.

Encaisser

1. Dans la section Règlements, cliquez sur Encaisser. Le même dialogue s’ouvre depuis la liste Interventions (onglet Factures, bouton Encaisser d’une ligne) et, juste après l’émission, dans l’assistant Facturer et encaisser.
2. Le montant est prérempli avec le reste à régler ; changez-le pour un paiement partiel.
3. Choisissez le mode : le mode habituel du client (sa fiche) est déjà choisi. Les quatre premiers modes du garage sont de gros boutons ; les autres sont dans Autre. Les modes se règlent dans Réglages › Garage.
4. Cliquez sur Valider X €.

Espèces : choisissez Compte juste ou un arrondi (5, 10 ou 50 € au-dessus), ou saisissez le montant reçu ; À rendre s’affiche. Un avis rappelle le plafond légal des espèces pour l’affaire (1 000 € par défaut, cumul des paiements en espèces du dossier compris : « déjà 500 € ») ; au-delà, Garage+ refuse le paiement. Cochez Client sans domicile fiscal en France pour appliquer le plafond du non-résident (15 000 € par défaut). Les plafonds sont des réglages du mode Espèces.

Chèque : saisissez si vous le voulez le n° et la banque du chèque. Comme une note, cette référence n’entre pas dans le journal fiscal et s’efface si le client est anonymisé.

Paiement en plusieurs modes (par exemple 300 € en CB et le reste en espèces) : cliquez sur + Payer le reste avec un autre mode ; une nouvelle ligne reprend le reste. Les lignes forment un seul paiement fractionné.

Plusieurs factures du même client : le dialogue répartit le montant de la plus ancienne échéance à la plus récente ; vous pouvez modifier la répartition ligne à ligne.

Si Garage+ refuse le paiement (plafond des espèces, reste dû déjà réglé sur un autre poste…), le message s’affiche dans le dialogue et rien n’est enregistré.

Facture payée

Après Valider, Garage+ affiche F-… payée (ou Paiement enregistré · reste X € pour un paiement partiel). Reçu (A4), Reçu (80 mm) et Envoyer le reçu par e-mail donnent le reçu de paiement. Restituer le véhicule → ouvre le bon de restitution du dossier.

Reçu de paiement

Chaque encaissement (un paiement, ou toutes les lignes d’un paiement en plusieurs modes) a son reçu de paiement, marqué « Ne vaut pas facture » : votre garage, le client, la date et l’heure, chaque mode et montant avec la signature courte du paiement au journal fiscal, les espèces reçues et le rendu, les pièces réglées avec leur reste dû au moment de l’encaissement, et la version de Garage+. Il se lit tel qu’il a été enregistré : l’imprimer de nouveau donne le même document (un paiement annulé depuis y apparaît barré, « Annulé le … », et « Annulé depuis » sous le total). Un garage de démonstration imprime « DÉMONSTRATION — sans valeur ».

• Reçu (A4) et Reçu (80 mm) (ticket de caisse, 72 mm imprimables) ouvrent le PDF dans un nouvel onglet : imprimez-le depuis votre navigateur. Depuis l’écran Payée ou le menu ⋯ d’une ligne de la section Règlements.
• Envoyer le reçu par e-mail ouvre le dialogue d’envoi : contacts du client qui a payé, objet et message modifiables (modèle de Garage+). Le reçu envoyé est rangé dans Photos et documents du dossier (catégorie Reçu de paiement) et suivi dans la page Messages et notifications ; il est supprimé si le client est anonymisé (les paiements, eux, restent).

Le reçu n’est pas un document fiscal : l’imprimer ou l’envoyer n’est pas compté comme une remise. Le voir demande la lecture des règlements et des clients ; l’envoyer, le droit d’envoyer des e-mails.

Annuler un paiement

Un paiement saisi par erreur (mauvais mode, mauvais montant) s’annule : menu ⋯ de la ligne, Annuler le paiement, saisissez un motif (3 à 500 caractères), confirmez. Le paiement reste dans la liste, barré, avec le motif ; il ne compte plus dans le reste dû ni dans les totaux à partir du jour de l’annulation. Ressaisissez ensuite le bon paiement. Dans un paiement fractionné, chaque ligne s’annule seule.

Le motif est conservé dans le journal fiscal sans limite de durée : écrivez-le sans nom ni donnée du client (« erreur de mode », « montant saisi deux fois »).

Reporter un paiement

Un paiement enregistré sur la mauvaise facture du même client se reporte : menu ⋯ de la ligne, Reporter sur une autre facture. Le panneau liste les factures de ce client qui ont un reste dû ; choisissez-en une, ajustez le montant (au plus le reste de cette facture et ce que le paiement règle sur la facture d’origine), saisissez un motif, puis Reporter. Le report est chaîné et signé ; le paiement garde sa date et son mode. Un paiement annulé ne se reporte pas.

Rembourser

On ne rembourse qu’un trop-perçu : ce que le client a payé au-delà de ce qu’il doit, après un avoir, un report ou l’avoir d’un acompte. Le remboursement est un paiement négatif, chaîné et signé comme un paiement ; il ne dépasse jamais le trop-perçu.

• Avec l’avoir : le dialogue de l’avoir (total ou partiel, et l’avoir d’acompte) propose en pied Remboursement dès que l’avoir crée un trop-perçu : Aucun — avoir à valoir (par défaut) ou Rembourser maintenant : X € et le mode. Le montant est celui que l’avoir rend en trop : le plus petit de l’avoir et de ce qui a été payé au-delà du nouveau montant dû, sans jamais rendre au client la part réglée par un tiers payeur (bonus, assurance), qui reste un trop-perçu. L’avoir et le remboursement sont enregistrés ensemble : si le remboursement est refusé, l’avoir l’est aussi (rien n’est émis). Sans paiement sur la facture, rien n’est proposé.
• Plus tard : tant qu’une pièce est en trop-perçu, la section Règlements affiche Trop-perçu X € et un bouton Rembourser F-… : montant prérempli (modifiable, jamais au-delà), mode, puis Rembourser X €.

Un remboursement en espèces sort du livre de caisse. Si la caisse n’a pas assez d’espèces, Garage+ ne refuse pas : le dialogue avertit « la caisse passerait à −X € » (seulement si vous pouvez consulter la caisse) et le prochain comptage fera apparaître l’écart.

Rembourser exige la permission Encaisser, rembourser, encaisser un acompte et la consultation des règlements ; un membre qui émet des avoirs sans elle émet l’avoir seul (le trop-perçu reste à rembourser).

Tiers payeur

Une partie de la facture réglée par un tiers (bonus écologique, assurance, garantie du constructeur, organisme de financement) s’enregistre à l’émission : dans le dialogue d’émission, Terminer et facturer ou l’étape ① Émettre de Facturer et encaisser, cochez Réglé par un tiers, choisissez le tiers payeur et le montant (au plus le net à payer). Le paiement du tiers est enregistré avec la facture, qui imprime « Déjà réglé » puis Net à payer ; le client règle ensuite le reste. Le bloc n’apparaît que si le garage a un mode de sorte Tiers payeur (Réglages › Garage) et pour qui peut encaisser.