Comptabilité et export (FEC, CSV)

Garage+ ne tient pas votre comptabilité : il prépare les écritures de vos ventes, de vos règlements et de votre caisse, dans le format que votre expert-comptable importe. L’écran Réglages › Comptabilité a deux onglets : Comptes (avec la permission Gérer les réglages) et Export (avec la permission Exporter la comptabilité). Une personne qui n’a que l’une des deux ne voit que l’onglet correspondant. Pendant un accès support, l’onglet Comptes reste disponible ; seul l’export y est refusé (les données du garage ne sortent jamais dans un fichier pendant un accès support).

Les comptes

Les comptes sont préremplis avec les valeurs du plan comptable général (PCG) : vous n’avez rien à régler pour exporter. Changez seulement ce que votre expert-comptable vous demande :

• Journaux : VE (ventes), BQ (banque, règlements), CS (caisse), OD (opérations diverses). Un code de journal compte de 1 à 3 majuscules ou chiffres.
• Produits et tiers : main-d’œuvre, pièces et forfaits (706000, 707000, 706000), acomptes reçus et chèques cadeaux vendus (419100), compte client collectif (411000). Le préfixe des comptes clients (C par défaut) est suivi du code du client : C000042 pour le client 42.
• Comptes par mode de règlement : un compte par sorte de mode (espèces 530000, carte et chèque 511200, virement et autre 512000, tiers payeur 467000, chèque cadeau 419100).
• TVA collectée, par taux : un compte par taux de TVA du garage (Réglages › Garage). Laissé vide, le compte est celui du taux : 4457 suivi du taux sur quatre chiffres (20 % : 44572000, 10 % : 44571000, 5,5 % : 44570550).
• Caisse : contreparties des entrées, sorties et remises en banque (580000), écarts de comptage (manque 658000, excédent 758000).

Un code de compte compte de 3 à 13 chiffres ou majuscules. Enregistrer n’envoie que les champs que vous avez changés. Réinitialiser aux valeurs du PCG (après confirmation) remet tous les comptes à leur valeur d’origine.

Changer un compte n’abîme rien : les pièces émises ne changent pas (elles sont scellées), seules les écritures futures d’un export — et le retéléchargement d’un export passé, voir plus bas — utilisent les nouveaux comptes.

Exporter les écritures

1. Choisissez la période : le mois précédent (proposé par défaut), le mois en cours, ou des dates précises (du… au…, deux ans au plus).
2. Choisissez les contenus : les ventes (factures, avoirs, factures d’acompte et leurs déductions, y compris au comptoir) ; si la fonctionnalité Encaissements et caisse est activée (Réglages › Fonctionnalités), aussi les règlements (paiements, remboursements, annulations, chèques cadeaux) et la caisse (mouvements et comptages d’espèces). Sans la caisse, seules les ventes sont proposées. Les règlements ne sont proposés qu’à qui peut les lire (permission Voir les règlements, les impayés et les relevés ou Consulter la conformité), la caisse qu’à qui peut la lire (Voir le livre de caisse ou Consulter la conformité). Les reports de paiement ne sont pas exportés (un report ne déplace aucune somme). La case « Acquittée » d’une facture n’est jamais exportée non plus : elle est déclarative, hors caisse.
3. Choisissez le format : le FEC (fichier des écritures comptables, au format légal de l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales : 18 colonnes, séparateur |, nom <SIREN>FEC<AAAAMMJJ>.txt) est recommandé ; le CSV contient les mêmes écritures dans un tableur lisible (séparateur ;, en-têtes en français). Le FEC exige le SIRET du garage : tant qu’il manque (Réglages › Garage), seul le CSV est proposé.
4. Contrôlez l’aperçu : nombre de pièces, de lignes, total du débit et du crédit. Un « Équilibré ✓ » confirme que le débit égale le crédit. Si une pièce n’est pas équilibrée, l’aperçu la nomme et l’export est refusé en entier : prévenez le support plutôt que de contourner.
5. Cliquez sur Télécharger.

Un export compte au plus 200 000 lignes d’écriture : au-delà, l’aperçu le signale et l’export est refusé ; choisissez une période plus courte.

Dans un garage de démonstration, l’écran affiche « Garage de démonstration : export sans valeur ». L’export reste possible, pour l’essayer dans un logiciel comptable : le contenu du FEC garde le format légal, mais le nom du fichier (FEC comme CSV) commence par DEMONSTRATION-.

L’export ne lit que les pièces émises et scellées (jamais un brouillon) et ne change rien : factures et paiements restent tels quels (voir Conformité).

Périodes déjà exportées

Si la période recoupe un export déjà fait, l’aperçu l’indique (période, format, auteur, date). C’est un avertissement, jamais un refus : vous pouvez exporter de nouveau, par exemple pour envoyer une période corrigée. Garage+ garde la trace de chaque export.

Historique et retéléchargement

Sous l’export, l’historique liste chaque export : période, format, contenus, auteur, date et empreinte (SHA-256 du fichier, abrégée). Garage+ ne range pas le fichier : Retélécharger le recalcule à l’identique depuis les pièces scellées. Si le fichier recalculé diffère de celui d’origine, l’écran le dit : « le fichier a changé depuis l’export : réglage modifié ou nouvelles pièces ». Cela arrive quand un compte (d’un mode de règlement ou du réglage comptable) a changé depuis, ou quand de nouvelles pièces sont entrées dans la période (export d’une période alors en cours). Un SIRET changé ne change que le nom du fichier, pas son contenu. L’export enregistré, lui, ne change jamais.

L’expert-comptable

Le rôle Expert-comptable est fourni avec chaque garage : il peut exporter la comptabilité et consulter les règlements, la caisse, la conformité et les clients, sans aucun droit d’écriture. Invitez votre expert-comptable comme membre avec ce rôle (voir Membres et invitations et Rôles et permissions) : il télécharge lui-même ses fichiers, Garage+ n’envoie rien à une adresse saisie à la main. Il voit l’onglet Export, pas l’onglet Comptes.