Documents

L’écran Réglages › Documents règle ce qui s’imprime sur chaque sorte de document : devis, facture, avoir, proforma, ordre de réparation, bon de réception, estimation de réparation et bon de restitution. Les lignes de l’estimation et de l’ordre de réparation n’apparaissent que si les fonctionnalités Estimation de réparation et Ordre de réparation sont activées (voir Fonctionnalités). Il s’ouvre pour les personnes qui ont la permission Gérer les réglages (les administrateurs, par exemple ; voir Rôles et permissions).

Les mentions légales du garage (raison sociale, SIRET, forme, capital, registre…) ne se saisissent pas ici mais dans la fiche du garage ; l’écran rappelle seulement le pied légal généré et, s’il manque des mentions obligatoires, affiche le bandeau Mentions légales incomplètes.

Par sorte de document

Chaque sorte de document a sa ligne (une carte sur un téléphone) :

Colonne	Ce qu’elle règle
Titre imprimé	Le titre en tête du document, 40 caractères au plus, sur une ligne : « Proposition de travaux » au lieu de « DEVIS », par exemple. Vide : le titre de Garage+. Le titre choisi est imprimé tel quel, quelle que soit la langue du document (un devis en anglais porte aussi « Proposition de travaux ») ; un titre qui contient « facture » ou « invoice » est refusé : il est réservé à la facture. Le titre de la facture et de l’avoir est fixé par la loi ; celui de la proforma est toujours « Proforma – ne vaut pas facture ». Ils ne se modifient pas.
CGV jointes	Joint vos conditions générales de vente au document. La case reste grisée tant que vous n’avez publié aucune version de vos CGV. Sans objet pour l’avoir et le bon de restitution.
Masquer les références	Retire la colonne « Référence » du tableau des lignes : la désignation prend la largeur. La référence reste connue de Garage+. Sans objet pour le bon de réception et le bon de restitution, qui n’ont pas de lignes.
Pied de page	Modifier ouvre le texte imprimé en bas du document (voir ci-dessous).
Modèle d’e-mail	Modifier ouvre l’objet et le message proposés à l’envoi du document (voir Modèles d’e-mail) ; Personnalisé signale un modèle du garage.

Une case cochée s’enregistre aussitôt ; un titre s’enregistre quand vous quittez le champ (ou appuyez sur Entrée).

Ces options sont recopiées sur le document à son émission : un devis ou une facture émis garde son titre et ses références tels qu’ils étaient ce jour-là, même si vous changez le réglage ensuite. Un document d’atelier garde les options du moment où il a été préparé.

Conditions générales de vente

Le bloc Conditions générales de vente (CGV) tient vos conditions par versions. Vous rédigez le texte à gauche ; l’aperçu à droite le montre mis en forme, tel qu’il sera imprimé (sur une tablette ou un téléphone, passez de Texte à Aperçu).

• Repartir du modèle Garage+ remplit l’éditeur avec un modèle de CGV d’atelier (objet, devis, ordre de réparation, pièces remplacées, délais, gardiennage, prix, réserve de propriété, garanties légales, réclamations et médiation, données personnelles) : adaptez-le à votre garage. Faites relire vos conditions par un juriste : Garage+ les imprime telles quelles.
• Mise en forme : ## en début de ligne pour un titre, ### pour un sous-titre, - pour un élément de liste, **gras** ; une ligne vide sépare les paragraphes. Tout le reste (balises, liens…) est imprimé tel quel, jamais interprété. 40 000 caractères (64 Kio) au plus.
• Variables : les boutons insèrent au curseur {garage.name}, {garage.legalName}, {garage.address}, {garage.phone}, {garage.email}, {garage.siret}, {garage.website} ou {garage.mediator}. Elles sont remplacées à l’impression par les informations du garage telles qu’elles figurent sur le document (celles du jour de son émission). Une autre variable entre accolades est refusée à la publication.
• Publier la version n enregistre une nouvelle version. Une version publiée ne se modifie plus : pour corriger, modifiez le texte et publiez la version suivante. L’historique des versions liste les versions avec leur date ; Repartir de cette version recharge son texte dans l’éditeur.

Cochez ensuite CGV jointes pour les documents concernés (voir le tableau ci-dessus) : chaque devis, facture ou document d’atelier émis ou préparé ensuite cite la dernière version publiée et l’imprime sur des pages à la suite du document, sous le titre « Conditions générales de vente — version n du jj/mm/aaaa ». Un document déjà émis garde sa version : publier une version 3 ne change pas un devis qui cite la version 2. Un devis signé porte la page de ses CGV : c’est la preuve de la version acceptée par le client.

Publier des CGV demande la permission Gérer les réglages ; une session support (assistance Vehitis) ne peut pas en publier.

Pieds de page

Modifier ouvre le panneau Pied de page de la sorte : le texte, son compteur de caractères et, en lecture seule, ce que Garage+ imprime d’office (pied légal du garage, échéance et pénalités de la facture, « Document sans valeur comptable » de la proforma…). Cliquez sur Enregistrer le pied de page.

• Devis : les mentions du devis (1 000 caractères au plus), recopiées sur chaque devis à son émission.
• Facture, avoir et proforma : un seul texte, les mentions de la facture (1 000 caractères au plus).
• Ordre de réparation, bon de réception, estimation (notes et termes) et bon de restitution (déclaration) : les textes des documents d’atelier ; vide, Garage+ imprime son texte par défaut, affiché en grisé.

Ce sont les mêmes textes qu’avant : ils se modifiaient auparavant dans la fiche du garage.

Modèles d’e-mail

Chaque sorte de document a son modèle d’e-mail, en français et en anglais (langue du document) : l’objet (150 caractères au plus, sur une ligne) et le message (4 000 caractères au plus) proposés dans le dialogue d’envoi, où ils restent modifiables. Tant que vous n’avez rien enregistré, Garage+ propose son propre texte.

Les variables s’écrivent entre accolades et sont remplacées à l’envoi : {document} (« facture », « devis »…), {number} (numéro du document), {client.name}, {vehicle.plate}, {garage.name}, {garage.phone}, {member.firstName} (prénom de qui envoie) et {signature} (la signature des notifications). Une autre variable est refusée.

Le texte est brut : aucune mise en forme, et aucun lien n’est rendu cliquable par Garage+. Garage+ ajoute toujours vos coordonnées, le lien de désinscription des rappels et une mention indiquant que le message vient de votre garage. Rétablir le modèle supprime votre texte : celui de Garage+ sert de nouveau.

Les modèles se modifient avec la permission Gérer les réglages ; pas en accès support.

Pied légal et numérotation

Le bloc Pied légal généré montre la ligne que Garage+ compose à partir des mentions légales du garage. Pour la modifier, suivez le lien Compléter les mentions légales (permission Gérer les informations du garage).

Garage+ numérote lui-même les devis (D-AAAA-00001), les factures (F-AAAA-00001) et les avoirs (A-AAAA-00001) à leur émission, sans trou, par année. La numérotation ne se modifie pas.