Doublons et fusion

Un même client peut avoir deux fiches : créé deux fois à l’accueil, repris d’un ancien logiciel, inscrit une fois comme particulier et une fois comme professionnel. La fusion réunit ces deux fiches en une seule, la fiche conservée ; l’autre, la fiche absorbée, est archivée et renvoie vers la fiche conservée.

Permission : Fusionner deux fiches clients (irréversible), réservée à l’Administrateur par défaut, avec le droit de modifier les clients. La base de données elle-même refuse la fusion à qui n’a pas cette permission, et toujours en session d’assistance : le support Garage+ ne voit ni Comparer et fusionner, ni Fusionner avec….

Doublons possibles

Garage+ signale en permanence deux fiches du garage qui partagent :

• un téléphone (mobile ou fixe, d’un contact quelconque de la fiche) ;
• une adresse e-mail (majuscules ignorées) ;
• un SIRET ;
• le même nom et le même code postal (le nom est comparé sans accents, majuscules ni espaces : « Jean-Pierre DUPONT » et « jean pierre dupont » sont le même nom).

Le nom seul ne suffit pas : deux homonymes de villes différentes ne sont pas signalés. Une fiche archivée est signalée, avec la mention « archivée » ; une fiche anonymisée ou déjà fusionnée ne l’est jamais.

Sur la fiche, un bandeau nomme jusqu’à cinq doublons possibles et la raison (« même téléphone », « même SIRET »…), sans jamais afficher le téléphone, l’e-mail ou le SIRET de l’autre fiche. Il propose :

• Comparer et fusionner, avec la permission de fusionner (voir ci-dessous) ;
• Ce n’est pas un doublon, avec la permission de modifier les clients : la paire n’est plus jamais signalée (le père et le fils qui partagent un téléphone, par exemple). Les autres doublons de la fiche restent signalés.

Dans l’annuaire, la case Doublons possibles, sous les filtres, ne montre que les fiches qui ont au moins un doublon non écarté. Elle se combine avec la recherche et les autres filtres.

Les fiches créées avant cette fonction reçoivent leur clé de nom lors de la mise à jour du garage ; d’ici là, le critère « nom et code postal » ne les signale pas.

L’assistant de fusion

L’assistant s’ouvre depuis le bandeau (Comparer et fusionner : l’autre fiche est déjà choisie) ou depuis le menu ⋯ de la fiche, Fusionner avec… : cherchez alors l’autre fiche par son nom, son téléphone ou une immatriculation (la fiche ouverte n’est pas proposée ; une fiche archivée l’est, avec la mention « archivé »). Une fiche archivée ne propose pas la fusion : restaurez-la d’abord, ou ouvrez l’assistant depuis l’autre fiche. Sur téléphone, il occupe tout l’écran.

1. Étape 1 sur 2 — la fiche conservée. Garage+ propose la plus ancienne (plus petit code client) ; une fiche archivée ne peut pas être conservée, c’est donc l’autre qui est proposée. Le code client de la fiche conservée ne change pas.
2. Étape 2 sur 2 — les valeurs. Pour chaque information présente et différente sur les deux fiches (identité, adresse, langue, notes, provenance, contact principal), choisissez la valeur à garder ; pour les notes, Garder les deux les réunit (2 000 caractères au plus). Une information absente de la fiche conservée est reprise d’office de l’autre fiche (« repris »). Un résumé indique ce qui sera rattaché à la fiche conservée (« 2 contacts · 1 véhicule · 1 dossier ») et ce qui restera sur la fiche absorbée (« 2 factures ou avoirs · 1 devis émis »).

Cochez enfin J’ai vérifié qu’il s’agit du même client : le bouton Fusionner les fiches ne s’active qu’alors. Une fusion ne s’annule pas. Une fois les fiches fusionnées, la fiche conservée s’ouvre ; ouvrir la fiche absorbée (lien, favori) y mène aussi, avec le message « Cette fiche a été fusionnée dans DUPONT Jean (412) le … ».

Ce qui suit la fiche conservée

• les contacts, avec leurs consentements : un contact présent sur les deux fiches (même e-mail ou même mobile) n’en fait plus qu’un, qui reprend les coordonnées manquantes ; une opposition aux envois est toujours gardée. Les deux contacts restent toutefois distincts (rien ne se perd) si celui de la fiche absorbée a signé un document, reçu une demande de signature ou une notification, récupéré un véhicule, ou si son opposition vient du destinataire lui-même ;
• les véhicules et l’historique de leurs détenteurs ;
• les dossiers, y compris ceux déjà facturés ou annulés ;
• les photos et documents de la fiche, sauf un document signé ;
• les notifications envoyées à ses contacts.

Ce qui reste sur la fiche absorbée

Les factures, avoirs, devis émis et documents signés ne sont jamais modifiés : ils restent au nom et au numéro d’origine, et la fiche conservée les affiche. Le journal d’audit et les questions posées à l’assistant restent aussi attachés à la fiche absorbée.

La fiche absorbée garde ses coordonnées d’origine (preuve), mais n’apparaît plus dans l’annuaire, dans la recherche ni parmi les doublons ; l’ouvrir mène à la fiche conservée. Elle ne se modifie plus, ne s’archive, ne se restaure, ne s’anonymise ni ne se supprime seule, et ne peut plus devenir le client d’un dossier ni le détenteur d’un véhicule.

La section Documents émis de la fiche conservée liste ses factures, avoirs et devis émis, et ceux des fiches qu’elle a absorbées, avec leur numéro d’origine et la mention de la fiche absorbée. Il faut le droit de consulter les interventions.

Refus

La fusion est refusée si les deux fiches sont la même, si l’une est anonymisée, si la fiche conservée est archivée (restaurez-la d’abord) ou a elle-même été fusionnée dans une autre, et en session d’assistance. Si l’une des fiches a changé depuis l’ouverture de l’assistant (contact ajouté, fiche modifiée), Garage+ le signale : relisez le résumé avant de fusionner. Une fiche déjà absorbée par la fiche absorbée suit la fiche conservée.

Anonymiser la fiche conservée anonymise aussi les fiches qu’elle a absorbées ; l’export de ses données les inclut. Voir Archiver, exporter, anonymiser.